学院会议室使用管理办法

发布者:信息发布员发布时间:2023-06-05浏览次数:133


学院会议室是学院举行会议、接待宾客、举办各种活动的重要场所。为保证学院会务、对外接待及重要活动的正常开展,提高会议室的使用效率,特制定本办法。

1.学院所属会议室只供学院举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用。原则上仅面向学院教职工进行教学科研活动开放,不得转借他用。

2.会议室由管理员统一管理,包括开门、保管维护室内配备的各种设施用具。

3.会议室实行预约制度。学院教职工使用会议室,一般应至少提前1天在“上海师范大学智慧校园——会议助手”申请登记借用(会议室线上预定操作流程.pdf)。在会议室安排上,本着“先约先用”的原则,若学院遇紧急事宜可优先安排使用。

4.开会期间,请爱惜会议室的设备及物品,若首次使用,请提前与管理员联系,了解设备操作方法。

5.会议结束后,使用人员(部门)应进行必要的检查(检查电源,关好窗、空调,锁好门,清理会场,恢复原状),如发现设备故障要及时报至办公室225A进行维修,确保其他会议可以正常进行。

6.特别提出如下要求:使用人不得擅自借出会议室;未经学院同意,任何人不得擅自增添、更改会议室设置;损坏会议室物品、设施应予赔偿。

7.会议室使用时间原则上为周一至周五工作时间。如有特殊时间安排,请提前与会议室管理员联系。

8.如遇特殊情况,会议活动延期或取消,请及时在“上海师范大学智慧校园——会议助手”中进行延期或取消操作。

9.本办法最终解释权归学院所有。